Omschrijving van de functie

Als Fleet & Facility Manager bent u de enige verantwoordelijke voor het beheer van zowel de mobiliteitsuitgaven als de facilitaire operaties van de organisatie. U staat in voor het strategische beheer van een wagenpark van ongeveer 166 leasevoertuigen, met sterke focus op elektrificatie en duurzaamheid. Daarnaast beheert u de facilitaire diensten op beperkte schaal, waaronder leverancierscontracten en ondersteuning van de receptie. U werkt nauw samen met de Chief HR Officer en de Facility Assistant, en bent verantwoordelijk voor budgetbeheer, rapportering van KPI's en kostenopvolging. Deze rol combineert strategische planning met operationeel beheer en vereist regelmatige aanwezigheid op kantoor.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Beheer van het wagenpark van ongeveer 166 leasewagens, inclusief contractonderhandelingen en leveranciersrelaties
• Ondersteuning van de elektrificatie van de vloot en implementatie van laadoplossingen via leasing
• Begeleiding van medewerkers bij wagenkeuze volgens vaste car policy en catalogus met niveaus 1-2-3
• Jaarlijkse heronderhandeling van leasingcontracten (tot eind december) en hernegociatie begin januari voor prijsgarantie en beschikbaarheid
• Beheer van het mobiliteitsbudget en volledige budgetverantwoordelijkheid voor fleet en facility
• Beheer van leverancierscontracten voor facilitaire diensten (schoonmaak, koffie, tapijten, externe diensten)
• Opvolging van externe facilitaire partner en ondersteuning van receptiefunctie (1 dag extern, 4 dagen intern)
• Kleine coördinatie van interventies samen met Property Manager en kantooroptimalisaties waar nodig
• Rapportering van KPI's en kostenopvolging aan Chief HR Officer
• Volledige budgetbeheer en financiële rapportering voor beide domeinen (fleet en facility)

Profiel van de kandidaat

Wij zoeken een ervaren professional met minimaal 5 tot 6 jaar ervaring in Fleet Management, bij voorkeur met ervaring in het beheer van een wagenpark van ongeveer 160 voertuigen. U beschikt over noodzakelijke kennis van Corporate Facility, met focus op soft Facility in plaats van full building management. U bent een georganiseerde, analytische persoon met sterke communicatieve vaardigheden, in staat om zowel strategisch als operationeel te denken. U bent comfortabel met budgetbeheer, rapportering en het werken in een tweetalige omgeving (Frans/Nederlands).

Vereiste ervaring en expertise:

• 5 tot 6 jaar aantoonbare ervaring in Fleet Management
• Ervaring met beheer van een wagenpark van ongeveer 160 voertuigen
• Kennis van Corporate Facility en soft Facility-diensten
• Ervaring met leasingcontracten en leveranciersonderhandelingen
• Sterke vaardigheden in budgetbeheer, financiële rapportering en KPI-opvolging
• Kennis van mobiliteitsbudgetten en car policy-implementatie
• Vloeiend Nederlands en Frans (tweetalig vereist)

Kwaliteiten en werkwijze:

• Sterke analytische en organisatorische vaardigheden
• Uitstekende communicatie- en onderhandelingsvaardigheden
• Vermogen om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheid te nemen
• Flexibiliteit en bereidheid om regelmatig op kantoor aanwezig te zijn
• Aandacht voor detail en nauwkeurigheid in rapportering
• Proactieve houding en vermogen om prioriteiten te stellen
• Sterke relatiebouwing en samenwerking met interne stakeholders